Outil essentiel dans la communication et la stratégie d’une entreprise, le reporting s’impose aujourd’hui comme un incontournable de l’analyse stratégique des entreprises, tous services confondus. Dès lors, des questions se posent : Quelles sont les clés d’un bon reporting ? Quels logiciels utiliser ? Quelles sont les règles à suivre ? Toutes les réponses se trouvent dans les lignes qui suivent pour vous fournir le maximum d’informations sur le reporting et vous familiariser avec ce concept !

Qu’est ce qu’un reporting ?

Le reporting est un terme anglophone. Il correspond à la communication des données et comprend la réalisation, la publication et la diffusion de rapports actionnables sur les activités et les performances d’une entreprise. Ainsi, le reporting est d’abord un outil qui permet de synthétiser des données vérifiées et vérifiables, afin de visualiser les indicateurs de performance d’une entreprise.

A quoi sert-t-il ?

Le reporting offre aux équipes l’opportunité de comprendre des sujets très complexes, de manière claire et accessible. Cette approche permet, à long terme, de renforcer la cohésion entre les différents membres d’une entreprise, qu’ils soient opérationnels ou décideurs. Il a ainsi deux buts principaux :

• Etre analysé afin d’orienter les décisions stratégiques

• Guider les managers vers l’accomplissement de leurs objectifs.

Même si le format et le type de reporting peut varier selon le besoin, les buts fondamentaux restent les mêmes : donner à toute l’organisation une vue sur les avancées vers les objectifs qui découlent de sa stratégie afin  de donner plus de sens au travail des équipes, capables de voir, d’estimer et d’évaluer leur progression.

Quels sont les éléments indispensables du reporting ?

Un reporting en bonne et dûe forme comprend nécessairement les trois éléments suivants :

• Le menu :

  Comme tout document, le reporting doit offrir au lecteur une facilité et une simplicité d’accès qui lui permettra de comprendre les informations fournies avec le minimum d’efforts de sa part. Le menu permet justement de naviguer de page en page tout en structurant l’information par thématique.

• La barre de contexte :

  Elle permet d’appliquer les filtres requis et d’accéder aux paramètres nécessaires. En effet, il est indispensable de pouvoir appliquer des filtres globaux sur l’entièreté de votre page afin que celui qui consulte le reporting puisse cibler directement l’information dont il a besoin. Par exemple, l’un des filtres les plus communs est celui de la sélection d’une plage de date.

• La zone de visualisation des données :

  Il s’agit du cœur de votre document et comprend la data pure : KPI’s, tableaux, graphiques. Le meilleur moyen d’accéder à une donnée la plus pertinente et la plus récente possible est encore de s’appuyer sur une base technique solide : en automatisant les processus de collecte et d’analyse, un outil de Business Intelligence peut vous aider à agréger les données pour les rendre plus lisibles et compréhensibles rapidement : c’est du temps gagné et des problèmes en moins.

Comment faire un bon reporting ?

Afin de faire du reporting un véritable outil de motivation à l’action, il est nécessaire qu’il répondent à certains critères qui dénotent de sa qualité. Voici quelques conseils :

• Sélectionner les bonnes données :

  Soyez synthétique. L’erreur à éviter est le trop plein de données: une quantité excessive d’informations épuisent la concentration du lecteur et freine sa compréhension.  Choisir un nombre réduits d’indicateurs temporels qui permettront aux managers de tirer des conclusions et des observations pertinentes pour leur étude, et qui pourront être comparés dans le temps.

• N’oubliez pas votre audience :

  L’audience à laquelle s’adresse le reporting est une donnée fondamentale, car elle permet d’orienter le type de données sélectionnées. Par exemple, le service financier sera plus intéressé par des données telles que les coûts et les bénéfices attendus d’un projet, tandis que l’équipe marketing souhaitera connaître ses retombées en termes de notoriété ou de captation de nouveaux clients. Fournir à son audience les informations qui lui sont nécessaires est une étape importante, mais gardez bien en tête que l’impliquer et l’engager de manière effective est une étape tout aussi importante.

• Soyez créatifs :

  La bonne compréhension d’un message passe souvent par une contextualisation poussée: des commentaires, une légende, des notes, des couleurs et une mise en forme attractive. En effet, une fois les indicateurs pertinents sélectionnés, vous devez trouver un moyen de les mettre en forme dans un document susceptible d’attirer l’attention du lecteur: un graphique=un message.

Quels sont les outils pour construire un reporting ?

Il existe différents types de catégories d’outils de reporting, dont :

• Microsoft Excel ou Power Point : simple d’utilisation et généralement efficace pour centraliser l’ensemble des données nécessaire au reporting.

• Report et Google Data : ils permettent de centraliser automatiquement les données sous différentes formes.

• Les systèmes d’information de type ERP : ils permettent de centraliser les bases de données de l’entreprise, en facilitant les inputs et les extractions de données.

• Des logiciels en open source et gratuits, comme SpagoBI ou Jasper report.

L’utilisation de ces différents logiciels permettra la mise en forme d’un reporting clair pour l’audience visée.

Auteur : OUMEDJKANE Zina

Rédactrice web – Hunt in